La procedura conciliativa inizia con il deposito dell’istanza di mediazione presso l’organismo di conciliazione scelto da una parte o anche congiuntamente dalle parti.
La domanda deve contenere necessariamente l’indicazione delle parti, l’organismo adito, l’oggetto della pretesa e le relative ragioni. In caso di più domande, la mediazione si svolgerà davanti all’organismo presso cui è stata presentata e comunicata alla controparte la prima domanda.

Ricevuta l’istanza di conciliazione, l’organismo individua il conciliatore più idoneo a risolvere la specifica controversia a meno che non siano le parti di comune accordo a scegliere il mediatore tra quelli accreditati presso l’organismo adito.

L’organismo fissa il primo incontro tra le parti, assistite o meno dai propri legali, dinanzi al mediatore entro 15 giorni dal deposito della domanda. E’ cura della segreteria dell’organismo inviare tempestiva e certa comunicazione della domanda e della data del primo incontro all’altra parte con ogni mezzo idoneo ad assicurare la ricezione.

In caso di mancata partecipazione di una delle parti senza giustificato motivo al procedimento di mediazione, il giudice può desumerne argomenti di prova nel successivo giudizio.

La procedura di mediazione si svolge senza specifiche formalità. Il mediatore accoglie le parti e gli eventuali avvocati chiarendo il suo ruolo di terzo imparziale e neutrale nonché le finalità e lo svolgimento del procedimento conciliativo. Ciascuna delle parti espone il fatto e le proprie richieste.

Il mediatore ascolta attentamente stemperando eventuali tensioni e frizioni e favorendo un dialogo costruttivo tra le parti finalizzato alla ricerca di una soluzione soddisfacente per entrambe. Se, al termine dell’incontro congiunto, il mediatore ritiene necessario ascoltare le parti separatamente fissa distinti colloqui privati.

Le informazioni esposte al mediatore durante le sessioni private sono e rimangono confidenziali e non sono rivelate alla controparte salva espressa autorizzazione. Dopo l’espletamento di eventuali incontri privati, il mediatore fissa la sessione congiunta al fine di incentivare la definizione dei termini di una soluzione che ponga fine alla disputa.

In caso di accordo: il verbale deve essere sottoscritto dalle parti e dal mediatore che certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti.

L’accordo sottoscritto è su istanza di parte omologato dal giudice del circondario dove ha sede l’organismo e acquista in tal modo efficacia esecutiva.

In caso di mancato accordo: il mediatore può formulare una proposta di conciliazione di propria iniziativa e/o su richiesta concorde di entrambe le parti. Tale proposta è comunicata per iscritto alle parti, le quali hanno 7 giorni di tempo per accettarla o rifiutarla.

Il silenzio delle parti vale come rifiuto della proposta.

A seguito di fallimento della conciliazione, il mediatore forma processo verbale con o senza l’indicazione della proposta a seconda se essa sia stata formulata o meno.

Il verbale è sottoscritto dalle parti e dal mediatore.

Se nel successivo giudizio ordinario il giudice emette una sentenza che corrisponde interamente alla proposta conciliativa fatta dal mediatore, la parte vincitrice che ha rifiutato la proposta non potrà richiedere la ripetizione delle spese processuali e inoltre sarà condannata al pagamento delle spese giudiziali della controparte e al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di una somma di denaro d’importo corrispondente al contributo unificato dovuto.

Credito di imposta e agevolazioni fiscali

In caso di successo della mediazione alle parti è riconosciuto un credito d’imposta fino alla concorrenza di € 500,00 commisurato all’indennità stessa, mentre in caso di insuccesso della mediazione, il credito d’imposta è ridotto della metà. Ai fini del credito d’imposta, dovrà esserci piena corrispondenza tra le parti della mediazione ed i soggetti in favore dei quali viene rilasciata la fattura.

Il verbale di accordo è esente dall’imposta di registro sino alla concorrenza del valore di € 50.000,00.
Quando la mediazione è obbligatoria la parte che si trova nelle condizioni per l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato non deve all’organismo alcuna indennità. A tale fine, la parte è tenuta a depositare presso l’organismo apposita dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, la cui sottoscrizione può essere autenticata dal medesimo mediatore, nonché’ a produrre, a pena di inammissibilità, se l’organismo lo richiede, la documentazione necessaria a comprovare la veridicità di quanto dichiarato.